Як правильно видавати фіскальні чеки у 2026 році

Довкола фіскалізації та видачі чеків точиться багато запитань: як зробити фіскальний чек, чи обовʼязково його друкувати, як створити чек онлайн з післяплатою або навпаки передоплатою, коли можна не видавати чек тощо. У цій статті детально відповідаємо на кожне з них.

Матеріал допомогли підготувати експерти:

Олексій Миропольський, комерційний директор RozetkaPay.
Маргарита Марченко, фінансова директорка платіжного сервісу RozetkaPay.
Оксана Згурʼєва, податкова консультантка Juscutum.
Ольга Кулик, засновниця бухгалтерської аутсорсингової компанії Probalance.

Своїми відповідями вони поділилися на каналі Prom та каналі RozetkaPay.

Хто зобов’язаний видавати фіскальні чеки

Видавати фіскальні чеки та користуватися РРО зобов’язані ФОПи 2, 3 та 4 групи. Якщо з якихось причин ви не ведете підприємницьку діяльність офіційно, саме час зареєструвати ФОП через «Дію».

ФОПи 1 групи поки що не зобов’язані використовувати касовий апарат, крім певних категорій торгівлі: ліки й вироби медичного призначення, товари під акцизом, ювелірні вироби, побутові пристрої, що характеризуються як технічно складні й можуть підлягати ремонту за гарантією. Але з 1 січня 2026 року використання РРО стане обов’язковим і для цієї групи.

Якщо ви надаєте дистанційні послуги і отримуєте оплату виключно на розрахунковий рахунок за реквізитами IBAN, то вам видавати фіскальні чеки не потрібно, незалежно від групи ФОП. Це стосується, наприклад, психологів, юристів, бухгалтерів, копірайтерів, репетиторів.

Як створити фіскальний чек онлайн

Фіскальний чек створює реєстратор розрахункових операцій (РРО) — касовий апарат. Ви можете звернутися до спеціальних обслуговчих компаній, які під’єднають вам РРО, «зашиють» інформацію про товари та все, що необхідно для видачі чека.

Також існує програмний РРО (ПРРО), який можна самостійно встановити на телефон чи планшет і видавати електронні чеки.

ПРРО — найзручніший спосіб видавати фіскальні чеки в інтернет-магазинах. Якщо ваша підприємницька діяльність передбачає прості, однотипні операції, то ви можете зареєструвати безплатний РРО Державної податкової служби. Є й інші платні рішення з ширшою функціональністю, як-то «Вчасно.Каса» та Checkbox. Вони підтримують автоматичне формування фіскального чека, а також інтегруються з логістичними системами.

Якщо у вас кілька каналів продажів або ви маєте магазини на різних маркетплейсах, то достатньо мати один РРО, в якому ви зможете реєструвати всі продажі.

У яких випадках продавець повинен видавати чек на товар

Видавати фіскальний чек потрібно щоразу, як ви проводите розрахункову операцію.

Ось приклади типів оплат, коли потрібно видавати чек на товар:

оплата на карту-карту ФОП;
оплата Пром-оплатою;
оплата через LiqPay, iPay, Portmone та схожі сервіси;
післяплата «Нової пошти»;
«Оплатити частинами» на Prom;
післяплата в магазинах Rozetka;
оплата готівкою при самовивозі зі складу;
часткова передоплата (якщо вона була не на IBAN).

Так, якщо покупець оплачує замовлення за допомогою Пром-оплати, NovaPay чи RozetkaPay — тоді потрібно видавати чек. Це платіжні установи, які діють в межах ліцензії на переказ коштів і не надають банківські послуги. Також чек потрібен, якщо вам провели оплату за номером ключ-картки ФОПа.

Коли можна не видавати чек

Є кілька сценаріїв, коли можна не видавати фіскальний чек покупцю:

Покупець зробив платіж за реквізитами IBAN. Це банківська операція, а не розрахункова. Банківські операції за законом про РРО не потребують створення фіскального чека.
Покупець оплачує замовлення післяплатою на Укрпошті, а у вас укладено договір з цим оператором. Фіскальний чек в такому випадку не потрібен, а вам кошти перерахують на IBAN.
Ви — посередник між клієнтом та постачальником. Хто отримує кошти, той надає чек. Тож якщо ви на жодному етапі не маєте доступу до грошей покупця, то постачальник є відповідальним за розрахункову операцію.

Була ситуація, коли продавець (посередник) отримував аванс, а залишок суми забирав кур’єр постачальника під час доставки. Це порушення правил розрахунків, і так робити не можна. Згідно з законодавством, має бути один суб’єкт господарювання, який здійснив розрахункову операцію.

Тому, якщо ви користуєтеся послугами кур’єрів постачальників, радимо домовитися з ними про правильний порядок розрахунків. Або постачальник приймає від клієнта всі гроші, видає чек, і окремо розраховується з вами; або ви приймаєте повну оплату, видаєте чек, а постачальник лише доставляє товар покупцеві.

В який момент продавець має видавати електронний фіскальний чек

Споживач має отримати фіскальний чек у момент оплати або напередодні. Якщо видати чек наступного дня або через тиждень, — це порушення і під час перевірки можна отримати штраф.

Виняток становлять оплати, які відбулися у нічний час або в неробочі години вашого інтернет-магазину. На ці оплати потрібно видати чеки зранку з початком робочого часу.

Якщо покупець забирає замовлення на «Новій пошті» з післяплатою, найкраще формувати чеки напередодні, коли ви відправляєте посилку. Деякі сервіси видачі чеків мають функцію відкладеного платежу — це також дуже зручно для таких ситуацій. Продавець може зробити чек, але не фіскалізувати його. Завдяки інтеграції з «Новою поштою», цей чек автоматично фіскалізується, коли покупець оплатить покупку на пошті.

Для інтернет-підприємців зручно, що достатньо видати покупцю лише електронний чек. Його можна відправити через email або месенджери, друкувати і вкладати в посилку необовʼязково.

Навіть якщо клієнт просить покласти до посилки фізичний чек, ви можете цього не робити. В такій ситуації варто пояснити, що електронний чек рівноцінний фізичному, але клієнт може самостійно роздрукувати його за бажанням. Загалом система електронних чеків вигідна і для самих покупців, адже найчастіше їх просто викидають. А так, у разі потреби можна знайти чек на електронній пошті.

У ситуації, коли клієнт оплачує замовлення на подарунок, і на пошті його забиратиме інша людина, то чек має отримати ваш клієнт. Адже фіскальний чек видається тій людині, яка оплатила товар. В такій ситуації також стане в пригоді електронний чек.

Штраф за невидачу фіскального чека

Штраф за перший невиданий чек становить 100% суми чека. За всі наступні невидані чеки впродовж року нараховується штраф вже 150% суми чека.

Якщо ви не видали фіскальний касовий чек, а податкова влаштувала перевірку і виявила нефіскалізовану оплату на суму 1 000 грн, то штраф складе 1 000 грн (якщо це перше порушення) або 1 500 грн (якщо це повторне порушення протягом року).

Ліміту на кількість штрафів немає. Якщо у ФОПа взагалі не було касового апарату, це означає, що податкова оштрафує його за кожну операцію.

Неочевидні вимоги до фіскального чека

Зібрали неочевидні вимоги, які потрібно врахувати під час видачі чеків через РРО або ПРРО.

Фіскальний чек має бути виданий на повну суму реалізованого товару

Не можна вираховувати з суми такі витрати, як еквайринг від банківських установ або комісію від фінансових посередників (наприклад, Prom). Ви вказуєте ту суму, яку вам сплачує покупець.

Якщо ви надаєте клієнту знижку, то це можна відобразити в чеку. Вкажіть повну суму, потім знижку, наприклад, 10%, і відповідну суму до сплати. Інший варіант — одразу вказувати в чеку суму з урахуванням знижки.

Як називати товари у чеку

Закон про РРО говорить, що ФОПи-платники єдиного податку, які не є платниками ПДВ, можуть застосовувати спрощене найменування товарів у фіскальному чеку. Це означає, що ви можете прописувати товарну групу, а не конкретний товар. Наприклад, замість «пиріжок з вишнею» чи «піца», пишіть «випічка». Замість «гель для вмивання обличчя» — «засоби для догляду за собою» або «біжутерія» замість «червона заколка».

Важливо, що це правило не розповсюджується на категорії товарів, за якими держава встановила особливий контроль: підакцизні, медичні товари, лікарські засоби, складні побутові вироби з гарантійним терміном (з повним переліком можете ознайомитися у п.2 ст.3 Закону про РРО).

Якщо товар відноситься до категорії з особливим контролем або ви є платником ПДВ чи перебуваєте на загальній системі оподаткування, то необхідно у чеку прописувати таку саму назву як у накладній, яку ви отримуєте від постачальника.

Як відображати в чеку передоплату

Уявімо ситуацію: ваш товар коштує 5 000 грн, ви попросили покупця оплатити 500 грн відразу, а ще 4 500 грн — при отриманні. За законом, незалежно від наявності передоплати, чек має бути виданий на повну вартість товару.
З оформленням може бути дві ситуації:

Якщо передплату сплатили на IBAN, а решту, наприклад, післяплатою на пошті. В такому разі ви не фіскалізуєте передплату і не надсилаєте покупцеві чек. Ви формуєте чек на повну суму (5000 грн), де зазначаєте, що була передоплата, безготівковий розрахунок (500 грн), і залишок (4 500 грн), який покупець сплачує післяплатою.
Якщо передплата надходила не на IBAN, то ви маєте створити фіскальний чек на передоплату, в якому буде вказана форма отримання коштів (готівка чи розрахунок карткою). Після цього потрібно створити другий чек на повну суму товару з інформацією про отриману передоплату, а також залишок, який сплачує покупець під час отримання товару.

Що робити з фіскальним чеком, якщо покупець не забрав товар

В разі такої ситуації вам потрібно зробити фіскальне повернення чека за допомогою вашого програмного забезпечення. Радимо зберегти документ від «Нової пошти» або іншого поштового оператора про те, що товар не був отриманий. Так ви за потреби зможете обґрунтувати, чому зробили повернення чека.

Якщо ж покупець робив передоплату, то дії залежать від договору публічної оферти, розміщеного на вашому сайті. Договором може бути передбачено, що кошти за доставку враховуються в аванс і не компенсуються у разі відмови. В такому разі ви маєте право не повертати кошти.

В іншому випадку набирає чинності Закон про захист прав споживачів на право повернення передоплати. Також містить нюанс Цивільний кодекс — якщо у призначенні платежу покупець вказав «завдаток», то він не повертається у разі відмови. Якщо ж «аванс», то повертається в обов’язковому порядку.

Більш детально розповідали про це в статті про правила повернення товарів в інтернет-магазин:

Розглянемо також ситуацію, коли покупець бажає замінити один товар на інший, при цьому дешевший. Вам буде потрібно провести дві операції з фіскальними чеками. Зробіть скасування першого чека і, відповідно, повернення повної вартості товару. Одразу після цього проведіть розрахункову операцію на новий товар, вартість якого менша. Клієнту ж ви повертаєте лише різницю.

Чи потрібно ФОПам зберігати фіскальні чеки

Чеки зберігаються у програмі, тож окремо їх збирати не потрібно. Натомість важливо зберігати Z-звіти в електронному архіві на комп’ютері.

Z-звіт — це фіскальний звітний чек, який формується реєстратором розрахункових операцій наприкінці робочої зміни для підбиття підсумків і обнулення оперативної пам’яті каси, а також для передачі даних до податкової служби.

На випадок перевірки важливо мати ці звіти за останні три роки. Не всі програми зберігають дані за такий тривалий проміжок часу, тому важливо їх вивантажувати на комп’ютер.