Що потрібно знати підприємцю-початківцю: ФОП чи ТОВ, який КВЕД обрати, як вести бухгалтерію

В рамках проєкту «Інтернет до бізнесу доведе» фінансова директорка платіжного сервісу RozetkaPay Маргарита Стоцька розповіла, як обрати та відкрити ФОП чи ТОВ, які КВЕДи підходять для онлайн-торгівлі та як вести бухгалтерію. Публікуємо ключові частини вебінару.

Відео

Чим відрізняються ФОП та ТОВ

ТОВ та ФОП — це різні юридичні форми, які відрізняються формою власності та супроводом.

ФОП — це фізична особа зі статусом підприємця. Одна людина може мати лише один ФОП і він безпосередньо пов’язаний з вашою особою. Натомість Товариство з обмеженою відповідальністю або ТОВ — організація, відокремлена від фізичної особи. Власниками товариства можуть бути декілька людей, або ж одна людина може бути власником декількох товариств.

Відрізняються юридичні форми і процесом реєстрації. Для відкриття ТОВ необхідно мати статут, протоколи, накази й статутний капітал. А для відкриття ФОП лише паспорт, ідентифікаційний код та витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

Товариство потребує повноцінного бухгалтерського обліку з заповненням багатьох звітів та форм (баланс, фінансові результати, рух коштів). Ведення ФОП вимагає простішого податкового обліку й звітності лише в частині ваших доходів й нарахування податків.

Чим відрізняються системи оподаткування

Загальна система оподаткування дозволяє всі види діяльності, що передбачені КВЕДами, та не обмежує кількість найманих працівників. Як для ТОВ, так і для ФОП можна використовувати загальну систему з ПДВ або без ПДВ. При цьому важливо правильно спрогнозувати очікуваний обіг коштів, оскільки перетнувши межу в 1 млн гривень за рік на загальній системі, ви стаєте платником ПДВ.

Інший варіант — спрощена система оподаткування. Вона доступна для третьої та четвертої групи TOB, а також для будь-якої групи ФОП. Спрощена система має низку обмежень на види діяльності, кількість найманих працівників тощо.

Як зареєструвати ФОП та ТОВ

Щоб зареєструвати ФОП потрібно:

Обрати КВЕДи, систему оподаткування (загальну або спрощену) і групу єдиного податку (тільки для спрощеної системи).
Подати заяву на реєстрацію на сайті або у мобільному застосунку «Дія» або у Центрі надання адміністративних послуг. Рекомендуємо реєструватися онлайн, адже це швидше, простіше й зручніше.
У разі вибору спрощеної системи оподаткування, потрібно подати заявку на реєстрацію на перехід на єдиний податок.
Після проходження реєстрації необхідно сформувати заяву до Державної податкової служби та отримати витяг з реєстру платників єдиного податку. Це можна зробити через електронний кабінет платника податків у вкладці «Заяви, запити для отримання інформації». Отримати ви можете як в електронному вигляді, так і в паперовому в ДПС за місцем реєстрації. Варто знати, що електронна форма документів не всюди приймається як офіційний документ, тому бажано отримати і фізичний примірник.
Згенерувати КЕП для підписання й подання звітності. КЕП — це кваліфікований електронний підпис, який дає змогу підписувати документи онлайн.
Відкрити рахунок ФОП у банку. Багато банків надають можливість зробити це онлайн й верифікувати вашу особу з допомогою смартфону.

Щоб зареєструвати ТОВ потрібно:

Вибрати КВЕДи та систему оподаткування.
Обрати назву юридичної особи. Необхідно врахувати, щоб така ж сама торгова марка не була вже запатентованою та зареєстрованою, оскільки так можна отримати заборону на використання відповідної назви. Впевніться, що ваша назва унікальна та зареєструйте свою торгову марку.
Вибрати юридичну адресу. На відміну від ФОП, де юридичною адресою є місце прописки, адреса товариства має бути на підставі договору оренди або правовласності.
Визначити розмір статутного капіталу, який складається з внесків засновників. Також потрібно визначити, яка частка у бізнесі належить кожному з них.
Призначити директора й затвердити статут. Ви можете взяти шаблонний (модельний) статут або ж розробити разом з юристами безпосередньо під вашу діяльність.
Подати заяву на реєстрацію на порталі «Дія» або до реєстраційного органу (держреєстратори, нотаріуси). Важливо, що у «Дії» можна зареєструватися лише з модельним статутом. А ось у державного реєстратора чи нотаріуса ви маєте право зареєструвати власний статут.
Отримати свідоцтво про реєстрацію товариства у державного реєстратора. Це основний офіційний документ товариства.
Отримати КЕП.
Відкрити рахунок в банку. Для цього директор товариства проходить ідентифікацію в банку, найчастіше в офлайн-режимі.

Підсумовуючи, процедура реєстрації ТОВ є складнішою за реєстрацію ФОП. Вибір юридичної форми не залежить від виду вашої діяльності, наприклад, інтернет-торгівлею можна займатися як з ФОП, так і з ТОВ. Вибір може залежати від обсягів ваших продажів (якщо не вистачає ліміту на ФОП) й від потреби мати партнерів у бізнесі. Якщо ви хочете мати спільний бізнес, варто оформлювати ТОВ, аби у вас були рівні права й офіційно закріплені відсотки засновників.

Як почати роботу з ФОП або ТОВ

ФОП може закупити товар зі свого рахунку, внісши на нього власні кошти через банк. Або ж можна оплатити готівкою, але при цьому потрібно мати первинні документи (акти прийняття-передання, видаткові накладні, фіскальні чеки) на придбання товару.

Покупці можуть перераховувати гроші або на рахунок ФОП, або оплачувати готівкою. Підприємець може знімати кошти з рахунку і використовувати для власних цілей одразу ж після зарахування або отримання готівки.

Процедура руху коштів для товариства є складнішою. Щоб закупити товар, спочатку необхідно внести кошти виключно на рахунок. Їх можна вносити:

шляхом збільшення статутного капіталу;
заведенням додаткового капіталу;
отриманням оплат за товари чи послуги на свої рахунки.

Далі можна закупити товар на підставі первинних документів, оплативши його з рахунку. Після цього можна продавати товари. Оплату можна отримувати одразу на рахунок або ж готівкою, але в такому разі товариство зобов’язане покласти ці кошти на рахунок, тобто провести інкасацію.

Як власник ви можете отримати гроші від продажів двома способами:

Виплата собі заробітної плати. З неї потрібно сплатити податки — 22% ЄСВ, 18% ПДФО і 1,5% військового збору.
Виплата дивідендів. Спочатку потрібно сплатити податок на прибуток у розмірі 18%. А з дивідендів ще потрібно сплатити 5% на податок на доходи фізичних осіб і 1,5% військового збору.

Які КВЕДи підходять для онлайн-торгівлі

КВЕД — це класифікатор видів економічної діяльності. Його номер вказує на вид діяльності, за якою ви маєте право працювати. Ви обираєте їх самостійно під час реєстрації ФОП або ТОВ. Кількість КВЕДів необмежена, але в основному люди обирають від одного до восьми. При цьому один з КВЕДів реєструється як основний, і бажано добре подумати, що ви туди поставите. Адже податкова звертає увагу на те, чи більша частка ваших доходів приходить за безпосередньо основним КВЕДом.

КВЕД можна змінити чи додати. ФОПу для цього потрібно подати заявку через портал «Дія», і вже наступного дня ви побачите оновлення. Змінити КВЕДи для ТОВ можливо лише в офлайн-режимі. Для цього потрібно подати заяву через державного реєстратора.

Для інтернет-магазинів та онлайн-торгівлі підходять такі КВЕДи:

47.91 — роздрібна торгівля, що здійснюється фірмами поштового замовлення або через мережу інтернет;
47.99 — інші види роздрібної торгівлі поза магазинами.

Ці КВЕДи підійдуть, якщо ви маєте товар у наявності, самостійно його продаєте й отримуєте гроші від покупців.

Якщо ви працюєте за моделлю дропшипінгу, є два варіанти роботи й різний набір КВЕДів до них:

Договір комісії — ви отримуєте кошти за продаж, перераховуєте їх в повному обсязі на рахунок постачальника і після цього на основі акту отримуєте комісію від нього. Тобто ви реалізовуєте товари постачальника, не маючи їх в себе в наявності. Тоді вам підійдуть КВЕДи 47.19 (інші види роздрібної торгівлі в неспеціалізованих магазинах), а також 46.18 (діяльність посередників, що спеціалізується в торгівлі іншими товарами).
Агентський договір — ви є агентом постачальника, який просуває його товари й робить дослідження у реалізації. Гроші від покупців отримує сам постачальник, а ви отримуєте від нього агентську комісію. Тоді вам підійде КВЕД 73.20 (дослідження кон’юнктури ринку та виявлення громадської думки).

Важливо, щоб предмет договору купівлі або продажу, а також призначення платежу за оплату товару відповідали вашим зареєстрованим КВЕДам. Якщо предметом договору або призначенням платежу буде не та діяльність, яка у вас зазначена, податкова може накласти штраф, а також зняти з реєстрації.

Що таке РРО та фіскалізація

Фіскалізація – це процес реєстрації розрахункових операцій, тобто приймання оплати від покупця. З її допомогою держава контролює роботу бізнесу та сплату податків. Також видача чеків захищає права споживачів, адже саме на підставі цього документа можна повернути товар, отримати гарантійне обслуговування або звернутися до суду.

РРО – це реєстратор розрахункових операцій. Існує фізичний касовий оператор (те, що покупці називають «термінал») та ПРРО — це програмний реєстратор, який працює з будь-якого смартфона, планшета чи комп’ютера. Недолік фізичного апарата в тому, що потрібно проводити його реєстрацію у сервісних компаній, а також постійно контролювати працездатність.

Фіскалізувати потрібно усі розрахункові операції. До них відносяться:

приймання готівки від клієнта;
оплата через POS-термінал;
оплата на ключ-карту;
оплата через інтернет-еквайринг (LiqPay, WayForPay тощо);
післяплата за посередництвом NovaPay, RozetkaPay).

По суті, до розрахункових операцій не належать лише ті операції, які проводяться з розрахункового рахунку клієнта на розрахунковий рахунок підприємця, тобто з допомогою IBAN.

Як почати роботу з ПРРО

Отримати КЕП, з допомогою яких ви зможете зареєструватися в програмному РРО.
Зареєструватися на ресурсі, який надає послуги програмного РРО. На ринку існує понад п’ять таких компаній, тож ви можете обрати, що вам підходить.
Створити торгову точку — це місце безпосереднього продажу товару. Якщо у вас онлайн-магазин, то вказуйте місце реєстрації ФОПа. Якщо офлайн-точка, вказуйте адресу магазину. Створення торгової точки на відповідному ресурсі дорівнює подачі форми 20-ОПП на реєстрацію суб’єкта здійснення продажу. Якщо ж у вас фізичний РРО, то форму 20-ОПП потрібно подати або через електронний кабінет платника, або у паперовому форматі до податкової.
Додати касу в кабінеті. Ця дія відповідає формі 1-ПРРО. У разі використання фізичного РРО потрібно зробити такі ж дії, як у пункті 3.
Зареєструвати касира. Це форма 5-ПРРО щодо реєстрації співробітника. Ним може бути або сам ФОП, або найманий працівник.
Додати товари, які ви будете реалізовувати. З практики, якщо у вас небагато позицій товару, то це займе 20–30 хвилин. Якщо товарів багато, то можна впоратися за пів дня.
Відкрити зміну і почати продаж.

Як вести бухгалтерію

Базові звіти для ТОВ:

Річний або квартальний звіт з доходу. Періодичність залежить від системи оподаткування, на якій ви знаходитеся.
Об’єднаний звіт за працівників, виплати фізичним особам-підприємцям та фізичним особам. Потрібно відзвітувати за всі кошти, які ви перерахували на користь інших фізичних осіб.
Звітність за ПДВ, якщо товариство є платником ПДВ.
Фінансова звітність – це група звітів, для формування яких обов’язково потрібні знання бухгалтерського обліку. Наприклад, звіт про фінансові результати, про рух грошових коштів, про всі активи та пасиви. Без залучення бухгалтера буде дуже важко розібратися і сформувати звітність правильно.
Статистична звітність. Товариство має подавати регулярну статистичну звітність до Державної служби статистики. Її збирає наша держава для аналізу ринків та діяльності.

Це невичерпний список звітів, адже різні види діяльності ТОВ потребують своїх додаткових звітів.

Звіти для ФОП на спрощеній системі оподаткування:

Річний або квартальний звіт з доходу. Періодичність залежить від групи, на якій ви знаходитеся.
Об’єднаний звіт за працівників, виплати фізичним особам-підприємцям та фізичним особам. У разі, якщо у вас є наймані працівники або були відповідні витрати.
Звітність за ПДВ, якщо ФОП є платником ПДВ.
Облік доходів. На спрощеній системі облік доходів можна вести у довільній формі.

Звітність для ФОП на загальній системі складніша і її можна прирівняти до товариства, адже потрібно повноцінно вести доходи, витрати й формувати відповідну звітність.

Який облік потрібно вести

Для товариства обов’язковий облік товарів та наявність первинних документів. Ви маєте оприбуткувати все, що прийшло, й оформити видаткові документи на все, що пішло з підприємства у продаж.

Для ФОП та ТОВ-платників ПДВ обов’язковий облік первинних документів для набуття податкового кредиту та обліку ПДВ.

ФОП на спрощеній системі з неризикової групи має вести облік первинних документів для підтвердження походження товару в разі запиту податкової під час перевірки. Загалом цей облік необов’язковий.

ФОП на спрощеній системі з ризикової групи має вести облік первинних документів згідно з формою обліку товарних запасів. До ризикової групи відноситься продаж ювелірних товарів, ліків та електроніки, оскільки вони потребують гарантійного обслуговування.

На що ще звернути увагу

Розмістіть на сайті договір публічної оферти та політику конфіденційності. Ці документи можна знайти в інтернеті та підібрати шаблон, який підійде для вашої діяльності. Публічна оферта — договір з покупцем, в якому ви описуєте умови обміну, повернення товарів та інші умов продажу.
Звертайте увагу на вимоги щодо оформлення співробітників. Деякі групи ФОП мають обмеження на кількість співробітників. Наприклад, ФОПу на другій групі можна оформити до 10 співробітників. Натомість ФОП на загальній системі або ТОВ не має таких обмежень. Також відповідно до чинного законодавства у вашому колективі мають працювати люди з інвалідністю. Наразі це має бути кожна восьма людина. Штрафи за невиконання дуже великі, їхня сума визначається в розмірі середньої річної заробітної плати на відповідному підприємстві за кожне робоче місце, призначене для працевлаштування особи з інвалідністю і не зайняте особою з інвалідністю.
Не всі групи ФОП мають право працювати по бартеру, з системами лояльності, сертифікатами та знижками. Якщо ви хочете з цим працювати, то варто детальніше ознайомитися з правилами.
Пам’ятайте про ліміти, вчасно звітуйте та сплачуйте податки. Якщо ви будете мати податковий борг або перевищення ліміту, вас можуть зняти зі спрощеної системи оподаткування й перевести на загальну. А там вже інші умови та розмір податків. Крім цього, податкова вас не повідомить про такі зміни й борги можуть зрости ще більше. Щоб уникнути цього, регулярно перевіряйте облікові дані в електронному кабінеті. Там відображається ваша система оподаткування, група та вся інформація про вас.
Стежте за змінами законодавства, аби вчасно реагувати та відповідати усім вимогам.